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您可以创建共享工作簿 ,并将其放在多人可以同时编辑内容的网络位置。例如,如果每个工作组中的人员处理多个项目并需要知道彼此的项目的状态,组中可以使用共享工作簿来跟踪项目的状态和更新的信息。


为共享工作簿的所有者,您可以管理其通过控制用户访问共享工作簿并解决冲突的更改。当已合并的所有更改时,您可以停止共享工作簿。

共享 Excel 数据


共享工作簿


若要共享工作簿,请创建一个新工作簿,或打开要为多用户编辑提供的现有工作簿。

注意   共享工作簿中完全支持并非所有功能。如果您想要包括的下列功能,则应在将工作簿保存为共享工作簿之前添加他们。共享工作簿之后,您不能对这些功能进行更改。


在共享工作簿中,您无法:但可以使用此功能:
创建 Excel 表
插入或删除单元格块可以插入整行和列
删除工作表
合并单元格或拆分合并的单元格
按格式进行排序或筛选您可以按数字、文本或日期进行排序或筛选,应用内置筛选器,然后通过使用“搜索”框进行筛选
添加或更改条件格式在单元格值发生变化时可以使用现有条件格式
添加或更改数据验证键入新值时可以使用数据验证
创建或更改图表或数据透视图报表可以查看现有图表和报表
插入或更改图片或其他对象可以查看现有图片和对象
插入或更改超链接可以使用现有超链接
使用绘图工具可以查看现有绘图和图形
分配、更改或删除密码可以使用现有密码
保护或撤消保护工作表或工作簿可以使用现有保护
创建、更改或查看方案
组合或分级显示数据可以使用现有分级显示
插入自动分类汇总可以查看现有分类汇总
创建模拟运算表可以查看现有模拟运算表
创建或更改数据透视表可以查看现有报表
创建或应用切片器工作簿中的现有切片器在共享工作簿后可见,但不得将其更改为独立切片器,或者重新应用于数据透视表数据或多维数据集函数。应用于切片器的任何筛选保持不变,无论切片器在共享工作簿中是独立的还是用于数据透视表数据或多维数据集函数。
创建或修改迷你图工作簿共享之后,工作簿中将显示现有的迷你图,并且将作出更改,以反映更新的数据。但是,您不能创建新的迷你图、更改其数据源或修改其属性。
编写、记录、更改、查看或分配宏您可以运行访问可用功能的现有宏。您也可以将共享工作簿的操作记录到存储在其他非共享工作簿的宏中。
添加或更改 Microsoft Excel 4 对话框工作表
更改或删除数组公式Excel 将正确地计算现有数组公式

处理 XML 数据,包括:

  • 导入、刷新和导出 XML 数据

  • 添加、重命名或删除 XML 映射

  • 将单元格映射到 XML 元素

  • 使用 XML 源任务窗格、XML 工具栏或“数据”菜单上的 XML 命令


使用数据表单添加新数据可以使用数据表单查找记录



共享工作簿


1在审阅选项卡的更改组中,单击共享工作簿


“审阅”选项卡上的“更改”组


2.在“共享工作簿”对话框中的“编辑”选项卡上,选中“允许多用户同时编辑, 同时允许工作簿合并”复选框。

3.在“高级”选项卡上,选择要用于跟踪和更新更改的选项,然后单击“确定”。

4.执行下列操作之一:

  如果这是新工作簿,请在文件名框中键入名称。

  如果这是现有工作簿,请单击确定以保存工作簿。


5.如果工作簿包含指向其他工作簿或文档,验证链接,并更新任何断开的链接。

6.单击文件选项卡,然后单击保存 按钮图像

键盘快捷方式按 CTRL + S 以保存工作簿。


编辑共享工作簿

打开共享工作簿后,您可以输入并在常规工作簿中做更改的数据。

打开共享工作簿


  1. 单击文件选项卡,然后单击打开以通过浏览找到工作簿。

  2. 单击“文件”选项卡,然后单击“选项”。

  3. 在“常规”类别中的“对 Office 进行个性化设置”下的“用户名”框中,输入用来在共享工作簿中标识您工作的用户名,然后单击“确定”。


编辑工作簿


  1. 照常在工作表中输入数据并对其进行编辑。

注意  

您无法添加或更改以下内容︰ 合并单元格、 条件格式、 数据验证、 图表、 图片和对象包括绘图对象、 超链接、 方案、 大纲、 分类汇总、 模拟运算表、 数据透视表报表、 工作簿和工作表保护和宏。

共享工作簿中支持并非所有 Excel 功能。有关详细信息,请参阅前面的节中共享工作簿不支持的功能,这篇文章。

 2.进行任何筛选器和打印供个人使用所需的设置。默认情况下单独保存每个用户的设置。

提示   您也可以使用筛选或打印设置每次打开工作簿所做的工作簿的所有者。

使用最初的筛选和打印设置  

  1. 在审阅选项卡上更改组中,单击共享工作

    “审阅”选项卡上的“更改”组

  2. 在高级选项卡上的包含在个人视图中的,清除打印设置或筛选器设置复选框,,然后单击确定。

若要保存对工作簿所做的更改并查看自上次保存以来其他用户保存的更改,请单击快速访问工具栏上的保存 按钮图像 或按 CTRL + S。

如果出现“解决冲突”对话框,请解决冲突。


备注  

  • 您可以在“共享工作簿”对话框(依次单击“审阅”选项卡、“更改”组、“共享工作簿”按钮)的“编辑”选项卡上查看还有谁在打开工作簿。

  • 您可以在“共享工作簿”对话框“高级”选项卡上的“更新”下,选择在保存或不保存的情况下定期自动更新其他用户所作的更改。


从共享工作簿中删除某位用户

如果需要,您可以将用户与共享工作簿断开连接。

重要   断开用户之前,确保他们已完成工作簿上的工作。如果删除活动用户时,他们的任何未保存的工作将会丢失。

  1. 在“审阅”选项卡上的“更改”组中,单击“共享工作簿”。

  2. 在“编辑”选项卡上的“正在使用本工作簿的用户”列表中,查看用户的名称。

  • 选择您想要断开连接的用户的名称,然后单击删除用户。


备注  

尽管此操作会断开用户与共享工作簿连接,但它不会阻止该用户再次编辑共享工作簿。

若要删除的任何的用户个人视图设置,请执行下列操作︰

  1. 在视图选项卡的工作簿视图组中,单击自定义视图。
    Excel 功能区图像

  2. 在视图列表中,您可以选择视图的其他用户,,然后单击删除以将其删除。

结束共享工作簿

停止共享工作簿之前,确保所有其他用户已完成工作。未保存的任何更改都将丢失。由于修订记录也会被删除,您可能需要通过打印或通过将历史记录工作表复制到另一个工作簿开始。


保存修订记录信息的副本

  1. 在“审阅”选项卡上的“更改”组中,单击“修订”,然后单击“突出显示修订”。

  2. 在“时间”列表中,选择“全部”。

  3. 取消选中“修改人”和“位置”复选框。

  4. 选中“在新工作表上显示修订”复选框,然后单击“确定”。

  5. 请执行下列一项或全部操作:

  6. 打印历史记录工作表。

  7. 通过执行以下操作将历史记录复制到另一个工作簿:

  8. 选择您想要复制的单元格,然后单击剪贴板组中的开始选项卡上的复制 按钮图像

  9. 切换到另一个工作簿中,单击要放置复制的数据的位置,然后单击粘贴 按钮图像 剪贴板组中的开始选项卡上。

注意  

您可能还想要保存或打印当前版本的工作簿,因为此历史记录数据可能不会应用到工作簿的更高版本。例如,单元格的位置,包括复制的记录中的行号可能不再当前。



停止共享工作簿

在共享的工作簿中,在“审阅”选项卡上的“更改”组中,单击“共享工作簿”。

在“编辑”选项卡上,确保您是“正在使用本工作簿的用户”列表中列出的唯一用户。

提示   若要删除任何其他用户,请参阅从共享工作簿删除用户。

取消选中“允许多用户同时编辑, 同时允许工作簿合并”复选框。

注意    如果此复选框不可用,您必须先撤消对工作簿的保护。要撤消对共享工作簿的保护,请执行下列操作:

单击“确定”关闭“共享工作簿”对话框。

  • 在“审阅”选项卡上的“更改”组中,单击“撤消对共享工作簿的保护”。如果出现提示,则输入密码,然后单击“确定”。

  • 在提示对其他用户会产生影响时,请单击“是”。

  • 在“审阅”选项卡上的“更改”组中,单击“共享工作簿”。

  • 在“编辑”选项卡上,清除“允许多用户同时编辑, 同时允许工作簿合并”复选框。


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