使用规则管理邮件1

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规则是操作Outlook 2016或Outlook 2013适用于 Windows 运行上自动传入或传出的邮件。您选择的触发器规则以及规则所采用的操作。例如,您可以创建一个规则来从您的经理的所有邮件都移至文件夹或删除与"Buy now!"主题中的所有邮件。

规则如何帮助您管理电子邮件

通过使用规则,可以减少管理您的电子邮件所需的手动分页符和重复操作。当您打开规则时,它们运行不断和自动。

规则通常分为两个类别 — 组织或通知。您可以使用规则向导来帮助您设计规则管理邮件。

规则向导包含最常用的规则的模板。

Outlook 规则向导

  • 保持有组织  
    这些规则帮助您不仅对文件的邮件,还执行后续操作的邮件。您可以创建来自特定发件人的邮件的规则。因此,您可以设置一个规则,例如,从 Keri 先生收到与 word 会标执行后续操作,将"销售额",在
    主题框中的邮件归类为销售额,并移到文件夹中名为 Keri 的销售额。

  • 保持最新  
    这些规则通知您,基于您所做的选择,当您收到的特定邮件。您可以创建一条规则,例如,当您收到来自家庭成员的邮件自动将消息发送到移动设备。

  • 从空白规则开始  
    这些是您可以创建和自定义不规则模板的规则。


创建规则:



步骤 1︰ 选择Outlook规则模板
  1. 选择规则>管理规则和通知从功能区或选择文件选项卡,然后选择管理规则和通知

  2. 规则和通知对话框中,在电子邮件规则选项卡上,选择新建规则

  3. 规则向导中,在下步骤 1︰ 选择模板,选择一个默认模板中下保持有序状态保持最新、 或,从空白规则开始

步骤 2︰ 编辑规则说明


规则模板,您在步骤 1 中选择的每个具有略微不同选项的步骤 2。时的选项要求您进行选择,例如,若要指定发件人,或者选择一个文件夹中,为带有下划线的选项。对于此示例中,我们已选择其中一个最常见的规则,则还可以将来自某人的邮件移至文件夹。

  1. 在编辑说明框以显示您的通讯簿中选择个人或公用组。或者从您的通讯簿中选择姓名或在框中,键入此人的地址,然后选择确定

  2. 选择指定要显示的文件夹列表。您可以选择一个现有文件夹,或选择新建以创建新文件夹。当选择了相应的文件夹时,选择确定


如果您想要了解规则的高级的选项,选择下一步,然后下方跳到高级规则选项。否则,选择完成。此操作将返回到规则和通知窗口。从这里,您可以创建另一个规则,或选择确定以保存所做的更改。


• 移动某人的邮件文件夹

  1. 选择人员或公用文件夹链接。

  2. 规则地址对话框中,执行下列操作之一︰

    • 搜索框中,键入一个名称

      或者

    • 通讯簿列表中,选择源。

  3. 当您选择显示在框中时,选择确定

  4. 选择指定的文件夹链接,并在规则和通知对话框中,选择一个文件夹,然后选择确定

  5. 选择下一步,然后转到步骤 3︰ 设置规则的条件

移动到文件夹主题中包含特定词语的邮件

  1. 选择特定词语主题链接。

  2. 搜索文字对话框中,在指定单词或短语,在主题中搜索框中,键入单词或短语要搜索。

  3. 选择添加搜索列表窗格中,添加您的条目,然后选择确定

  4. 选择指定的文件夹链接,并在规则和通知对话框中,选择一个文件夹,然后选择确定

  5. 选择下一步,然后转到步骤 3︰ 设置规则的条件


移动邮件发送到公共组的文件夹

  1. 选择人员或公用文件夹链接。

  2. 规则地址对话框中,执行下列操作之一︰

    • 搜索框中,键入一个名称

      或者

    • 通讯簿列表中,选择源。

  3. 当您选择显示在框中时,选择确定

  4. 选择指定的文件夹链接,并在规则和通知对话框中,选择一个文件夹,然后选择确定

  5. 选择下一步,然后转到步骤 3︰ 设置规则的条件

执行后续操作的人的邮件标记

  1. 选择人员或公用文件夹链接。

  2. 规则地址对话框中,执行下列操作之一︰

    • 搜索框中,键入一个名称

      或者

    • 通讯簿列表中,选择源。

  3. 当您选择显示在框中时,选择确定

  4. 标记邮件对话框中,在标记为框中,接受默认设置的后续标志,或列表中选择另一个项目。

  5. 框中,接受默认设置的今天,或在列表中选择另一个项目。

  6. 选择确定>下一步,和然后转到步骤 3︰ 设置规则的条件


移动 RSS 项目从特定的 RSS 源的文件夹

注意: 若要使用此选项,您必须订阅 RSS 源。选择此选项时,没有提示以继续。如果选择时,您将无法继续,但如果您选择,则可以。


保持设置为日期模板


• 显示来自新项目通知窗口中的某人的邮件

  1. 选择人员或公用文件夹链接。

  2. 规则地址对话框中,执行下列操作之一︰

    • 搜索框中,键入一个名称

      或者

    • 通讯簿列表中,选择源。

  3. 当您选择显示在框中时,选择确定

  4. 在新邮件通知窗口链接中选择特定邮件

  5. 通知消息对话框中,指定一条警告消息框中,键入消息,,然后选择确定

  6. 选择下一步,,然后转到步骤 3︰ 设置规则的条件


• 收到来自某人的邮件时播放声音

  1. 选择人员或公用文件夹链接。

  2. 规则地址对话框中,执行下列操作之一︰

    • 搜索框中,键入一个名称

      或者

    • 通讯簿列表中,选择源。

  3. 当您选择显示在框中时,选择确定

  4. 选择播放声音链接,并在选择播放的声音窗口中,选择一个文件 (例如,.wav 文件),然后选择打开

  5. 选择下一步,,然后转到步骤 3︰ 设置规则的条件



向我的移动设备发送通知,当收到来自某人的邮件

  1. 选择人员或公用文件夹链接。

  2. 规则地址对话框中,执行下列操作之一︰

    • 搜索框中,键入一个名称

      或者

    • 通讯簿列表中,选择源。

  3. 当您选择显示在框中时,选择确定

  4. 选择转发给个人或公用组链接

    5.在规则地址对话框中,执行下列操作之一︰

  • 搜索框中,键入一个名称

或者

  • 通讯簿列表中,选择源。

     6.当您选择显示在框中时,选择确定

     7.选择下一步,,然后转到步骤 3︰ 设置规则的条件

从空白规则模板

  1. 选择下列选项之一。

    • 对我接收的邮件应用规则

      或者

    • 在我发送的邮件应用规则

  2. 选择下一步,,然后转到步骤 3︰ 设置规则的条件


步骤 3︰ 设置规则的条件

现在,您可以添加到选项中选择的条件的机会步骤 2︰ 选择模板选项。基于您所选择的条件,可编辑规则说明选项会有所不同。

设置何时应用启动规则向导时,保持有序状态模板或保持最日期模板中选择的选项的规则的条件


  1. 在下步骤 1︰ 选择条件,选择您想要添加条件的复选框。

  2. 注意: 您可以选择多个复选框。
  3. 在下步骤 2︰ 编辑规则说明 (单击带下划线的值),请选择一个链接、 完成所需的操作,并完成后,选择确定

  4. 选择下一步链接,完成所需的操作,完成后,选择确定

  5. 如果另一个链接可用,请选择、 完成所需的操作,完成后,选择确定

  6. 选择完成




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