使用规则管理邮件3

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规则是操作Outlook 2016或Outlook 2013适用于 Windows 运行上自动传入或传出的邮件。您选择的触发器规则以及规则所采用的操作。例如,您可以创建一个规则来从您的经理的所有邮件都移至文件夹或删除与"Buy now!"主题中的所有邮件。


Outlook 规则向导


删除规则


当不再需要,您可以删除规则。

  1. 文件选项卡上,选择管理规则和通知

  2. 规则和通知对话框中,在电子邮件规则选项卡上,选择要删除的规则。

  3. 选择删除“删除”图标  >确定


手动运行规则


您可以手动运行一个或多个规则。

  1. 文件选项卡上,选择管理规则和通知,,然后在电子邮件规则选项卡上选择立即运行规则

  2. 立即运行规则框中,选择要运行的规则,请在下选择要运行每个规则的复选框。

  3. 文件夹中运行框中,若要选择另一个文件夹,选择浏览、 选择的文件夹,,然后选择确定

    选择包括子文件夹复选框以包括步骤 3 中所选的文件夹下的所有文件夹。

  4. 规则应用于列表中,接受默认设置的所有邮件,或更改阅读或未读的邮件。

  5. 选择立即运行


客户端专用的规则与基于服务器的规则


有两种类型的Outlook中的规则 — 服务器和基于客户端专用的。

  • 基于服务器的规则  
    时使用的
    Microsoft Exchange Server 帐户,一些规则是基于服务器的。即使当Outlook未运行时,这些规则运行Exchange邮件服务器上您的邮箱。

首先传递到您的收件箱中,并且规则必须能够运行,直到它们在服务器上完成时,必须基于服务器的规则应用于邮件。例如,直到完成在服务器上,不能运行指定打印邮件的规则。如果无法在服务器上应用规则,它启动Outlook时应用,并将成为客户端专用的规则。

  • 客户端专用规则  
    客户端专用的规则是仅在您的计算机运行的规则。这些是Outlook而不是在Exchange服务器运行的规则。当Outlook正在运行时,可以仅运行客户端专用的规则。

提示: 如果您的规则列表包含两种规则,则首先应用服务器端的规则,然后应用客户端专用的规则。


将规则应用于其他Outlook项目


送达回执、 投票响应和自动答复

当应用规则时,就像它们是邮件处理送达回执、 已读回执、 投票响应和自动答复 (外出通知)。将邮件移动"会议"word主题框中为特定文件夹,例如,一个规则也会移动所有送达回执、 投票响应或对该文件夹的自动答复。

注意: 如果规则从收件箱投票响应移到另一个文件夹,跟踪投票会受到影响。打开包含投票按钮已发送的邮件时,跟踪信息将不包含规则移动的响应的标签。手动移动或删除响应不会影响跟踪。


会议请求、 任务请求和文档

会议请求、 任务请求和文档都被视为邮件。如果您创建的规则,将项目移动到特定文件夹基于 (匹配) 满足特定条件 (条件),则移也匹配这些条件的任何会议和任务请求。请注意,但是,当您创建规则会影响这些类型的项目的以下限制︰

  • 如果将项目移动到文件夹以外的邮件文件夹中,按预期移动之后,可能无法工作项目。例如,如果邮件移动到日历文件夹中,不创建新约会。

  • 如果通过使用规则将会议或任务响应移至“已删除邮件”文件夹,则邮件原件不会跟踪该响应。

  • 如果会议请求自动移至“已删除邮件”文件夹,则不会将该会议添加到“日历”中。

  • 影响已发送邮件的规则不应用于任务请求和会议请求。

联系人组

包括联系人组的规则的行为可以与其他规则处理根据创建规则的方式不同。

  • 移动到公用组向文件夹发送邮件  
    此规则是您正在使用Exchange Server帐户时,才可用。发送到联系人组中的邮件移到指定的文件夹。从联系人组的成员的人员的邮件不移动到指定的文件夹。



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